La dipartimentalizzazione

Job Trends

Giovanna Benedettelli – FuturingYOU, HR Business Advisory.

Che cos’è la dipartimentalizzazione?

Con questo termine si intende, nell’organizzazione aziendale, un’aggregazione di gruppi di persone o attività o funzioni, con obiettivi e risultati specifici da raggiungere.
L’organizzazione si divide in strutture separate (dipartimenti) ognuna con specifiche funzioni e responsabilità ma con il comune scopo di raggiungere gli obiettivi generali dell’azienda.
Spesso i dipendenti svolgono compiti simili, a volte invece hanno competenze plurime e operano nell’ambito di strutture multidisciplinari.

Perché le organizzazioni hanno bisogno della dipartimentalizzazione?

La dipartimentalizzazione consiste nel dividere un’organizzazione in parti più piccole e più facilmente gestibili. Quali sono i suoi obiettivi?

1. Raggruppare le attività specializzate
Aggregare dipendenti per competenze e conoscenze specialistiche consente ai manager di assegnare rapidamente i compiti e supervisionare in modo efficace i collaboratori.

2. Migliorare la comunicazione e il coordinamento
A prescindere dalle sue dimensioni, ogni organizzazione necessita di una comunicazione e un coordinamento efficienti. La dipartimentalizzazione aiuta a migliorare questi due aspetti indispensabili al raggiungimento dei risultati.

3. Stabilire l’autorità decisionale
Con la crescita di un’organizzazione cresce anche la sua complessità. Diventa allora difficile per i manager coordinare i dipendenti e le attività.
La dipartimentalizzazione permette ai manager di delegare in modo più efficiente rendendo il collaboratore responsabile del proprio operato.

4. Migliorare l’efficienza e la produttività
Strutturare i reparti con professionisti con competenze, compiti e conoscenze simili può essere funzionale per il raggiungimento degli obiettivi. Si possono condividere risorse, conoscenze e competenze per collaborare ai progetti, facilitando lo sviluppo di prodotti o la creazione di processi nuovi e innovativi.
La dipartimentalizzazione consente di utilizzare al meglio i talenti e le competenze dei propri collaboratori, con un impatto estremamente positivo sulla loro motivazione.

5. Stabilire le responsabilità
Con la dipartimentalizzazione, i diversi reparti decidono quali compiti svolgere. Il processo decisionale aiuta a stabilire le responsabilità e il senso di queste ultime all’interno dell’organizzazione.
Ogni collaboratore avrà una serie di attività e obiettivi di cui sarà responsabile e questo faciliterà il riconoscimento dei risultati e l’attribuzione di riconoscimenti.

Quali sono le principali forme di dipartimentalizzazione?

Schematicamente si possono distinguere cinque tipi principali di dipartimentalizzazione che si differenziano a seconda del loro impiego.
Il tipo di dipartimentalizzazione applicato dipende dalle dimensioni, dal settore e dal modello di business dell’organizzazione.

1. La dipartimentalizzazione funzionale
È quella più comune e raggruppa i dipendenti in base alle mansioni svolte.
Ad esempio dipartimenti di finanza, logistica, risorse umane, marketing.

2. Dipartimenti geografici
Se un’organizzazione raggruppa i propri dipendenti in base al territorio dove operano, utilizza la dipartimentalizzazione geografica. Esempi sono le banche, le catene di negozi al dettaglio, i fast food. Questo modello, facilita i manager nel comunicare in modo efficace con i collaboratori che operano in paesi, fusi orari e culture diverse.

3. Dipartimenti di prodotto
Le attività legate allo sviluppo, alla produzione e consegna di un prodotto vengono dipartimentalizzate per assicurare competenze specialistiche.

4. Dipartimentalizzazione del cliente/mercato
Questo tipo è utilizzato dalle aziende che producono prodotti o offrono servizi per settori o clienti specifici. Consente di comprendere meglio le esigenze e i desideri del mercato di riferimento. Viene impiegata quando si pone grande enfasi sull’efficienza del servizio e sulla soddisfazione del cliente.

5. La dipartimentalizzazione dei processi
È comune nelle aziende manifatturiere e di produzione. Aiuta i manager a monitorare e controllare efficacemente la qualità del prodotto o del servizio.

Cosa tenere in considerazione quando si procede alla dipartimentalizzazione?
Se da un lato la dipartimentalizzazione può offrire molti vantaggi a un’organizzazione, dall’altro ci sono alcuni aspetti da considerare prima dell’implementazione. L’obiettivo è raggiungere il giusto equilibrio tra coordinamento e controllo, massimizzando la produttività.

• Specializzazione: per ottenere la massima efficienza e produttività, è essenziale che le specializzazioni siano raggruppate intenzionalmente. Se un’organizzazione mette insieme diverse specializzazioni, deve farlo per un motivo o uno scopo specifico.
• Coordinamento: le attività hanno diversi livelli di urgenza e importanza. Al momento della suddivisione in dipartimenti, è essenziale considerare come i diversi dipartimenti si coordineranno tra loro per evitare sovrapposizioni.
• Decisioni chiare: è necessario trovare un equilibrio tra il troppo e il troppo poco controllo. Un eccessivo controllo può soffocare la creatività e l’innovazione, mentre una supervisione troppo limitata può portare al caos. L’obiettivo è trovare una giusta via di mezzo che permetta ai dipendenti di essere liberi di essere creativi e produttivi.

I limiti della dipartimentalizzazione

Sebbene i vantaggi della dipartimentalizzazione siano numerosi, essa non è priva di limiti. La dipartimentalizzazione può:

1. Creare dei silos se non è ben gestita
2. Generare “burocrazia” se il processo non è chiaramente definito
3. Soffocare la creatività e la collaborazione

“Un’organizzazione adulta è quella in cui le persone hanno le conoscenze, le capacità, il desiderio e l’opportunità di avere successo a livello personale in un modo che porta al successo di tutta l’organizzazione”
Stephen R. Covey (Autore di “Le 7 regole per avere successo”)